A qué atender en una reunión de trabajo además de lo que se habla


En una reunión de trabajo pasa mucho más de lo que se recoge en el acta: la información que transmiten las miradas, las interrupciones, el orden a la hora de hablar,… nos da una información muy interesante que no puede recogerse al apuntar lo que se ha dicho. Según el Centro de Estudios del Coaching (CEC) éstos son elementos con mucho peso que hay que analizar adecuadamente:

  1. Sillas en propiedad: aunque la asignación de los asientos no es algo explícito, la gente suele sentarse en el mismo sitio. Son el puesto y la antigüedad los que dan el derecho a escoger y pobre del novato incauto que se atreva a usurpar la silla de un compañero veterano…o peor, la del jefe. Existe un orden tácito y no escrito que nos dan información sobre las jerarquías y el poder.Resultado de imagen de mesa de reunión
  2. ¿Quién rompe el hielo? Suelen ser los cargos más altos o los que forman parte de un departamento que goza de mayor valoración de importancia en la empresa los que toman los primeros turnos a la hora de hablar, mientras que los departamentos que se consideren menos importantes en la empresa en concreto, serán los últimos en tomar la palabra.
  3. Es común que la mayoría de personas espere a escuchar la opinión del jefe u otra persona de alto cargo a la hora de proceder a dar a conocer la suya. El hecho de que no se produzca opiniones discordantes en un equipo es un claro indicador de fallos en la comunicación, al igual que el hecho de que sea tan solo una persona la voz de la discordia, que aunque acaba por tener una mala imagen para sus compañeros, en realidad está realizando una actividad vital en toda reunión de equipo al obligar al resto a defender sus opiniones y puedan reevaluarlas por sí mismos.Resultado de imagen de discusión de grupo
  4. Miradas que dicen mucho. Las miradas nos ofrecen una información muy rica sobre quién es quién en el equipo Hay personas que, cuando hablan, captan la atención de sus interlocutores mientras que otras solo cosechan miradas huidizas, despistadas y desatentas. Habitualmente el jefe suele ser la persona que más miradas acapara, pero a veces hay una figura tácitamente más importante, que recibe más atención. También hay personas a las que nadie mira, parecen no ocupar lugar dentro del equipo, como si fueran invisibles.
  5. Distracciones. Lo que hacen el resto de las personas mientras alguien toma la palabra es algo que tener en cuenta: consultar el móvil, trabajar con el ordenador, mantener conversaciones en paralelo o incluso abandonar la sala son señales bastante evidentes que nos indican el grado de importancia que se le está dando a la persona que tiene la palabra.Resultado de imagen de distraccion
  6. Interrupciones. En una reunión raramente los discursos son fluidos de principio a fin. Lo normal es que se produzcan interrupciones. Dependiendo de quién las haga y de la naturaleza de las mismas, se pueden sacar valiosas conclusiones. Hay personas dentro de los equipos que parece que tienen el derecho adquirido de interrumpir cuando lo desean, mientras que otras jamás osarían hacerlo.
  7. Las preguntas. Las preguntas son todo un indicador de lo que de verdad está sucediendo en la reunión. A veces reflejan conflictos abiertos entre los miembros del equipo y se usan con la intención de dejar en evidencia al interpelado o destacar la debilidad de sus argumentos. En otras, las preguntas están fuera de contexto o son inadecuadas. Todo esto sin olvidar que una reunión sin preguntas es una reunión en la que el objeto de convocatoria interesa poco y lo que dice la persona que habla, menos.Resultado de imagen de preguntas
  8. Acuerdos tácitos. Todos los equipos tienen reglas no escritas qué están aceptadas tácitamente, rigen la convivencia y reflejan la cultura corporativa de una manera mucho más clara, incluso, que las reglas expresas. Por ejemplo, la hora de comienzo y de finalización de una reunión, la posibilidad de entrar y salir durante la misma, qué se hace con los móviles, hasta qué punto se respeta el orden del día o el turno de intervención, y un largo etcétera.

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