10 preguntas que hacerse al escoger oficina


Al buscar una nueva oficina se han de tener en cuenta algunas de las cuestiones que comentamos en este post:

  • ¿Dónde? Lo primero a tener en cuenta para elegir una oficina es la ubicación: ¿está en un lugar accesible con cualquier medio de transporte? ¿Es cómodo tanto para nosotros como para nuestro clientes? Esta es la primera cuestión porque si nuestro negocio no está bien comunicado ni visible para el cliente, no nos va a visitar

  • ¿Qué instalaciones hay cerca? Como ya decíamos, el espacio también tiene que ser cómodo para trabajar, y encontrarse en un lugar en el que tengamos acceso a facilidades nos libera de mucho estrés y gasto innecesario. Este es uno de los beneficios de los centros de negocios, el no tener que gastar en mantenimiento de fotocopiadora, impresora,… y tan solo pagar por lo que se usa. Aunque también habrá que saber qué comodidades ofrece un centro de negocios: internet conectado a un servidor central? Café, té, frigorífico, muebles,…? Además de asegurarnos de que el lugar cuenta con todo lo necesario habrá que ver qué se encuentra cerca: cafeterías, restaurantes, incluso pubs y hoteles para clientes que sean de fuera. (Nuestro centro se encuentra en la zona donde más cafeterías y bares de tapas hay en el municipio y el Hotel Tryp Indalo Almería se encuentra a 13 minutos en)
  • ¿Cuáles son las condiciones del alquiler? Al principio nadie estará seguro de si su negocio despegará y necesitará un gran espacio o si hará uso de los medios que se le ofrecen, de manera que es conveniente que un contrato de 3 años no nos atrape en el lugar donde no queremos estar. Por eso un centro de negocios es mucho más conveniente, los espacios se pueden alquilar por un mes si no se necesita más. ¿Necesitas más espacio? Podremos ofrecerte un aumento del tamaño de tu oficina u otra dentro del centro sin tener que cambiar tu dirección o número de teléfono

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  • ¿Puedo extinguir el contrato de alquiler? Si la decisión es alquilar una oficina tradicional, necesitas saber si el contrato puede extinguirse sin problemas. Desafortunadamente en España no se permite revocar unilateralmente un contrato de alquiler, por lo que habrá que esperar a que termine o el arrendatario cometa una infracción del mismo
  • ¿Qué fianza piden? Por lo general al alquilar un espacio habrá que pagar una fianza que iguala al coste de un mes de arrendamiento que cubrirá gastos en caso de que infrinjamos el acuerdo
  • ¿Cuál es la flexibilidad del espacio de trabajo? La necesidad de espacio puede aumentar o disminuir con el tiempo pero una mudanza o relocalización no es lo más conveniente. Habrá que saber si hay opciones libres en el mismo edificio o planta en la que localizamos nuestra oficina. Una vez más, un centro de negocios suele tener varias opciones en el mismo edificio

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  • ¿Hay zona de aparcamiento? Uno de los mayores problemas al desplazarse a la oficina es dónde dejar el coche o la bici si no se va en transporte público. Habrá que preguntar si el edificio cuenta con zona para dejar la bici/coche o si hay algún parking cerca, así como su coste. También es de importancia conocer las medidas de seguridad en el parking.

Puede que algún cliente o trabajador en algún momento necesite un coche ¿hay donde alquilarlos? Este es un aspecto a tener en cuenta con la finalidad de facilitar todo lo posible la situación en nuestra oficina. En nuestro centro encontramos KISSACAR Rent a Car a 13 minutos del edificio.

  • ¿Cómo puede distribuirse la oficina? Es importante conocer todas las opciones de distribución para configurar nuestro espacio, para maximizar el número de trabajadores que puedan acomodarse y asegurarse de que pueda cambiarse en cualquier momento necesario. ¿Cuáles son las mejores opciones acorde a tu presupuesto? ¿Hay oficinas interiores más económicas? Quizá se necesite un despacho privado para gerentes o algún espacio de trabajo en equipo, ¿se pueden encontrar en la misma instalación?

(AL).-111016.- Reportaje Mi Business Space. FOTO: (RAFAEL GONZÁLEZ) RG111016- REPORTAJE MI BUSINESS SPACE

  • ¿Qué tipo de seguridad tiene el edificio? ¿Hay acceso 24/7 a la oficina de uno, sea por acceso concedido por guardas de seguridad o con tarjeta? Algunos centros de negocios restringen el acceso por ascensor en horas no laborales. El sistema de alarma y cámaras también es un punto a investigar, si se nos da este servicio debemos estar al tanto de ello.
  • ¿Cómo es la limpieza y mantenimiento del edificio? Al final vamos a estar en este espacio muchísimo tiempo, será importante que sea un lugar bien cuidado. ¿Cada cuanto se tira la basura y se aspiran las alfombras? ¿Se nos ofrece servicio de limpieza en nuestra oficina por su compañía? ¿Podemos controlar la temperatura en nuestra zona de trabajo? ¿Quién es responsable de atender problemas de mantenimiento cuando ocurren? Necesitamos saber a quién acudir si por ejemplo se va internet o se va la luz en tu oficina, lo que podría ser un caos si no se gestiona adecuandamente

En definitiva, aunque algunas de estas preguntas puedan parecer un poco tontas, hay que preguntar todo porque no podemos olvidar que va a ser casi como nuestra casa, quizás estemos allí más horas y lo que necesitamos es que se amolde completamente a todas nuestras necesidades.

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